5 мифов о тайм-менеджменте, из-за которых он не работает

Приветствую! На тему управления временем есть сотни книг и десятки обучающих курсов онлайн. Но не все так просто, как в них написано.

Развитие психолога — правильно составленный график

После того, как вы запишите свои цели на бумаге и обозначите, что вам нужно вместить в свой график, тайм-менеджмент для психолога будет заключаться в таких последовательных шагах, как…

  1. Каждое из указанных выше направлений нужно будет разбить на цели с большей детализацией. К примеру, осуществление профессиональной деятельности будет включать в себя проведение консультаций, написание статей, ответы на письма, составление расписания посещений и т.д., физическая активность — посещение спортзала и (или) бассейна, ходьба пешком и т.д., а профессиональное развитие личности – чтение специальных книг, посещение семинаров, общение с коллегами и т.д.
  2. Определите время, которое вам нужно отвести для каждой из перечисленных сфер деятельности. С конкретной детализацией на месяц, на неделю и на день. Причем некоторые цели будут требовать конкретизацию и на год, и на десятилетия.

Однако помните, что все из перечисленных направлений очень важны, и поставить против некоторых слишком малое количество времени, означает нанести себе огромный урон в перспективе.

  1. Выстройте четкий план действий по порядку реализации конкретных целей с учетом важности их выполнения и удобного распределения по времени. К примеру, в определенный день — сначала работа, потом бассейн, общение с семьей, отдых и чтение книги.
  2. Приступайте к реализации плана на практике. Действуйте.
  3. Оценивайте свои достижения. Анализируйте, что получается, а что не очень. Корректируйте план, вносите практичные изменения. Хвалите себя за достигнутые результаты, мотивируйте. И тогда тайм-менеджмент для развития психолога будет для вас максимально эффективным.

Может быть интересно

  • Братусь Б.С., Аномалии личности
  • Учимся управлять временем эффективно
  • Мотивация на успех в бизнесе – полезные привычки для высокого взлёта
  • Тайм-менеджмент для мам: как успевать все
  • Личная эффективность: три простых правила
  • Интеллект-карты – составление правильной диаграммы связей
  • Что такое гипноз? Виды гипноза и применение
  • Психологические последствия длительной самоизоляции в одиночестве

Кому нужна система управления временем

Если коротко, то — всем!

Для детей

С 18 лет график дня забит еще плотнее: учеба, работа, дополнительные курсы и бурная личная жизнь. А в сутках по-прежнему несчастных 24 часа.

Для женщин: молодых мам и домохозяек-перфекционисток

Тут все тоже печально. В первый год после рождения ребенка (особенно, первенца) мамы с трудом выкраивают время на душ и чистку зубов. А если хочется еще и в люди иногда выйти, прилично выглядеть и даже чуть-чуть поработать?

Домохозяйки-перфекционистки – особая категория. Поклонницы бесплатной тайм-системы Fly Lady для мам обязаны вести активную общественную жизнь, выглядеть на «пять с плюсом», поддерживать идеальный порядок в доме и контролировать мужа и детей. Кстати, именно домохозяйки-перфекционистки загружают детей на 120% и предъявляют к ним завышенные требования.

Анекдот в тему: «В аду для перфекционистов нет адского пламени. Там просто котлы со щербинками. Которые стоят чуть-чуть криво».

Для наемных работников и предпринимателей

Работающим мужчинам и женщинам тоже живется несладко. Чтобы построить успешную карьеру (или раскрутить бизнес), нужно быть лучше других: коллег по работе или конкурентов. А значит — прилагать больше сил, постоянно расти и вкалывать по 12-16 часов в сутки. А куда впихнуть домашние дела, друзей и любимых, спорт и сон?

Сегодня термин «успешный» ассоциируется со словами «активный, энергичный и вечно занятый». И тайм-менеджмент помогает поддерживать бешеный темп жизни без вреда для психики и здоровья.

Надеюсь, я убедил Вас, что управление временем – нужная и полезная штука? Тогда переходим к мифам.

Как студенту успевать все: тайм-менеджмент в помощь?

Опытные студенты рекомендуют придерживаться следующих принципов:

Как студентам все успевать

  • Управляйте временем на бумаге.

Данный принцип гласит, что необходимо записывать все дела, которые предстоит выполнить. Для этого пригодится блокнот (ежедневник) и ручка. Так студенту будет проще оценить, что его ожидает «завтра» или на неделе, правильно расставить приоритеты.

  • Планируйте день заранее.
Читайте также:  Дни лунного календаря благоприятные для смены места работы

Составляйте список дел на завтра с вечера. Такой подход позволит откорректировать «недельный план», проанализировать поставленные задачи на актуальность, определить наиболее важные, очертить примерный распорядок дня.

Как только наступил «запланированный день», не рекомендуется вносить коррективы в него. Если появится новая задача, она может подождать до завтра.

  • Не бросайте дело на половине пути.

К каждой новой задаче следует приступать только после того, как предыдущая была реализована. Не пытайтесь выполнять их параллельно, особенно если они не смежны между собой.

  • Объективно оценивайте собственные возможности.

Специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют не планировать более 10 дел на один день. В идеале должно быть 2-3 первостепенных задачи, и 2-3 менее важные, выполнение которых желательно, но не обязательно.

Допустим, среди важных дел было выделено написание реферата, подготовка ответов к семинару, участие в соревнованиях. Ко второстепенным делам можно отнести уборку дома, прогулку с подругами и пр.

  • Во время выполнения приоритетных задач отключайте соцсети и телефон.

Данный принцип позволяет сконцентрироваться на выполнении дел и не отвлекаться на пустяки. Такой подход ориентирован на получение высокого результата в короткое или строго отведенное время.

  • Самомотивация.

Чтобы реализация заданий приносила удовлетворение, важно правильно мотивировать себя. Поощряйте себя за выполнение сложных задач: устраивайте приятный перекус или отдых в компании друзей.

  • Не забывайте про полноценный сон и питание.

Чтобы организм был полон сил и энергии, важно не только грамотно распределять время и силы, но и не забывать о питании и отдыхе. Ежедневный сон должен быть не менее 8 часов. Именно за это время организм полностью восстанавливается. Соблюдение режима дня увеличивает продуктивность на 45%.

От питания зависят как физические, так и моральные силы, память. В рационе должны присутствовать свежие овощи и фрукты, мясо, витамины и пр.

советов по тайм-менеджменту

№ 1. Планируй

Обязательно записывай задачи в блокнот или органайзер на гаджете. Материализованные пункты плана — первый шаг к намеченной цели. Лучше готовить список дел с вечера, чтобы знать с чего начать следующий день. Ничто не мешает в течение дня его корректировать: добавлять внезапные надобности, более важные ставить в приоритет и переносить на завтра несрочные (главное — не злоупотреблять этим). Сложные задания лучше разбивать на части и реализовывать поэтапно. Не забывай вычёркивать выполненные задачи. Это даст тебе ощущение завершённости и прибавит энтузиазма.

№ 2. Расставляй приоритеты

Существует закон принудительной эффективности: на всё времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Всегда присваивай всем задачам уровень важности и очерёдность. Для этого представь, что наихудшее может случиться, если не сделать что-то в срок. Например, если сегодня не выучишь одну тему по русскому языку, то завтра тебе придётся учить две. И не одну из них ты не освоишь как следует. В итоге на ЦТ ты потеряешь несколько баллов. Подобные задачи, получают статус важных и срочных. Они должны стоять в начале списка. Возьми за правило не переносить такие дела на завтра.

Важные, но несрочные дела выполняй следом. Если их забросить, то они со временем переходят в категорию срочных и становятся трудновыполнимыми. Чтобы такого не случилось, предусмотри для них временной резерв.

Срочные, но не важные задачи обычно занимают много времени. Попробуй максимально сократить их или даже перепоручить кому-нибудь. Например, сходить за тетрадками в магазин можно попросить маму.

Логично, что несрочные и неважные дела не принесут большой пользы. Чтобы они не «пожирали» твоё время, от них стоит оказаться или минимизировать. К примеру, просмотр сериалов, хоть и интересное дело, но не обязательное. Откладывай такие занятия до выходных. Заведи свой перечень никчёмных дел. Озаглавь его «Я больше никогда не буду этого делать» и следуй своим же правилам.

34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр был человеком очень занятым. Чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов

№ 3. Съешь лягушку

В следующий раз, когда расхочется делать что-либо срочное, но неприятное, вспомни притчу: если первым делом с утра ты должен съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это останется самым отвратным делом за весь день. Откладывая важное, ты создаёшь лишнее эмоциональное напряжение, которое мешает жить.

№ 4. Расчисти пространство

До 30% времени тратится на поиски нужной вещи в беспорядке. Корзина для мусора — замечательный инструмент управления временем. У продуктивных людей в зоне рабочего пространства всегда порядок.

№ 5. Соблюдай равновесие

Не паникуй, если накопилось задач больше, чем ты можешь выполнить. Сделай глубокий вдох и скажи себе: «Я могу только то, что могу». Учиться или работать до изнеможения — не вариант. Для продуктивности просто тайм-менеджмента мало. Следи за здоровьем и поддерживай хорошую физическую форму. Отводи необходимое тебе количество времени на отдых, развлечения, общение с семьёй и друзьями.

Читайте также:  Выход на работу после декрета – действуем строго по закону

Эмоциональное напряжение — следствие невыполненных дел. Оно уменьшает производительность, приводит к утомлению и апатии

На первом месте в списке всегда должны быть ты и главные люди в твоей жизни — ради этого стоит поднапрячься и поработать над организацией своего драгоценного времени:

Для тех, кто хочет углубиться в эту тему, советуем почитать книги «Ловушка времени» Алека Маккензи и Пэта Никерсона или «Тайм-менеджмент» Брайана Трейси.

Перепечатка материалов с сайта возможна только с письменного разрешения редакции. [email protected]

Домашний тайм менеджмент для работающих женщин

Тут тоже можно дать несколько советов. Работающих, но часто нами игнорируемых:

  • Несколько дел сразу – это хорошо. Но стоит объединять бытовые задачи с семейными. Готовить и делать с ребенком поделки. Поставить стирку и пойти гулять. Заниматься уборкой и разговаривать или даже участвовать в игре.
  • Делегирование – это отлично. Конечно, самостоятельно – быстрее и лучше, но делегирование тоже имеет свои плюсы. Женщина, отдавая дела семье, перестает чувствовать себя служанкой, меньше устает, учит детей новому, сохраняет связь с мужем.
  • Находить время для отдыха и красоты. Это важно и нужно – даже объяснять не буду.
  • Вставать раньше, ложиться раньше. Подходит не всем, но стоит попробовать, если вечера выливаются в тупое сидение в интернете и минимум полезных занятий.
  • Оставлять работу «за дверью». Дома и так дел полно, не стоит еще жить рабочими проблемами.

Рекомендую всем женщинам правило «10-3-2-1-0». Действительно неплохой способ, чтобы подчинить день некоторой структуре и сделать его эффективнее!

Любые советы по тайм-менеджменту для женщин принимаются в комментариях.

Интересно почитать:

Правила успеха в жизни и бизнесе: 12 секретов успешных людей Как перепрограммировать мозг на позитив и удачу: секреты позитивного мышления Жизнь по руке: техника саморазвития и достижения целей Тайм-менеджмент для женщин: как все успевать

Адрес электронной почты *

Обзор систем по тайм-менеджменту

К оглавлению

Известный американский блоггер Стив Павлина, специализирующийся на личностном росте и саморазвитии, считает, что дисциплину реально натренировать, как мышцу. Но для грамотных тренировок нужен план. И его не обязательно придумывать самостоятельно. Можно выбрать одну из уже разработанных систем тайм-менеджмента и начать контролировать жизнь.

Getting Things Done (GTD)

Эта система управления временем создана на основе книги Getting Things Done -The Art of Stress-Free Productivity – «Как привести дела в порядок» – эксперта в вопросах по управлению временем Дэвида Аллена. Она подсказывает, как достичь эффективности, не получив стресс. GTD создана на принципе, говорящем, что человеку не нужно запоминать текущие задачи, а напоминать о них будет внешний носитель – бумажный или электронный.

Важно! Разум человека, освобожденный от запоминания того, что необходимо выполнить, может сосредоточиться на решении четко поставленных и сформулированных заблаговременно заданий.

Методология отлично подходит для людей, которые перегружены ежедневной волной задач, требующих решения. 

Система управления временем Франклина

Преподаватель и консультант по организационному управлению Стивен Кови, опираясь на работы Бенджамина Франклина, предлагает вначале создавать долгосрочные планы и от них двигаться к краткосрочным.

Это позволяет распределять время именно на приоритеты, уверенно двигаться к своим мечтам, наполняя смыслом каждый час. Система подходит для людей, которые вдохновлены личной миссией и достаточно дисциплинированы, чтобы делать ежедневный и еженедельный анализ для подтверждения своих приоритетов и задач. 

Привычка делать сейчас

Это техника преодоления прокрастинации, описанная в одноименной книге психолога Нейла Фьоре (в русской редакции называется «Легкий способ перестать откладывать дела на потом»). 

Техника содержит эффективные методы избавления от откладывания дел:

  • Повышение самооценки уменьшает страх ошибок.
  • Изменение негативных формулировок позитивом перенаправляет энергию на исполнение задания.
  • 3-мышление и оборотный календарь позволят контролировать страх увязнуть в делах.
  • Антирасписание даст внутреннее освобождение.
  • Постановка реальных задач направит энергию на вопросы, которые нужно решить срочно.

Деятельность в состоянии «потока» спасет от стрессовой нагрузки, будет мотивировать и сформирует интерес для продуктивного труда, а управляемый регресс подготовит к плановым паузам и перезагрузке.

Техника «Помодоро»

Разработанный в 1992 году, Метод Pomodoro позволяет сфокусироваться и повысить концентрацию на решении важного задания, не отвлекаясь на внешние соблазны.

Внимание! Интервалы, на которые разделяется работа, условно зовутся помидорами. Такой «томат» длится полчаса: 25 минут труда и пятиминутная пауза. Контролируются они звуковым таймером.

Перед пуском таймера вам надо составить перечень рабочих задач с учетом приоритетов в порядке понижения важности на бумаге либо электронном ежедневнике. Далее выставьте таймер на 25 минут и работайте.

Читайте также:  Что лучше семья или карьера?

По звонку таймера – пятиминутная пауза. В это время расслабьтесь и отвлекитесь от труда. По истечении пятиминутного перерыва надо снова приступить к решению задачи. Каждый интервал обозначайте галочкой рядом с выполняемой работой. Через четыре «помидора» – пауза 15–30 минут. Решив задание, отметьте его в списке и начинайте следующее.

Вести список задач надо для личного контроля и наблюдения за своей плодотворностью. К примеру, по истечении недели вы сможете увидеть, сколько «помидоров» заняло то или иное дело.

Матрица Эйзенхауэра

Сберегающую время технику изобрел Дуайт Дэвид Эйзенхауэр – тридцать четвертый президент США. Методика применяется, чтобы расставить приоритеты в делах и личной жизни, она основана на принципе перераспределения задач на четыре типа по степени значимости и неотложности. Матрицу наиболее удобно применять при кратковременном и среднесрочном планировании.

Согласно этой системе, задачи делятся на группы по неотложности и важности:

  • А – экстренные и важные;
  • В – неспешные, но важные;
  • С – неотложные, но не важные;
  • D – не экстренные и не важные.

В зависимости от категории, куда попала задача, определяется очередность ее исполнения. Неважные дела можно делегировать или отложить на потом.

Важность управления временем на рабочем месте подчеркивается бешеным темпом современной управленческой жизни. Но грамотное планирование и применение стратегий тайм-менеджмента даст возможность успевать больше без стрессов и нервных срывов.

Зачем управлять временем

Умение дозировать время и четко видеть приоритеты позволяет:

  • достигать целей с минимальными затратами;
  • добиваться высоких результатов сразу в нескольких сферах жизни;
  • рационально распоряжаться временем, успевать работать, отдыхать, заниматься хобби;
  • работать в условиях многозадачности, заниматься параллельно несколькими проектами;
  • увеличивать материальное благополучие, укреплять здоровье;
  • быть свободным, всегда иметь выбор;
  • контролировать жизни, строить планы на будущее.
Зачем управлять временем

Человек, чувствующий, что это он управляет временем, а не время им, меньше тревожится. Он больше уверен в собственных силах, способен строить долгосрочные и реалистичные планы. Личность, освоившая тайм-менеджмент, становится хозяйкой собственной жизни.

Такие люди отличаются позитивом, энтузиазмом, горящими глазами. В день они решают огромное количество задач, но при этом не выглядят измученными или уставшими. Наоборот, их энергия бьет через край. Секрет прост – они умеют грамотно распоряжаться каждой секундой своей жизни.

Анализ «АВС»

По аналогии с первыми буквами английского алфавита, суть этого метода сводится к четкому разделению задач на виды. Вот его основные принципы:

  1. Составление списка задач.
  2. Установка приоритетов и очередности выполнения.
  3. Маркировка категории важности каждой задачи (А, В и С, соответственно).
  4. Задачи из категории А решает руководитель с самыми высокими полномочиями (не более 15 % задач от общего списка).
  5. Задачи из категории В распределяются между доверенными сотрудниками с высокими полномочиями (20 % от общего списка).
  6. Задачи из категории С обязательно делегируются сотрудникам ввиду своего наименьшего значения.

Как выстроить систему взаимоотношений?

Выстраивание внутренних и внешних взаимоотношений — важный процесс тайм-менеджмента, который позволит избежать конфликтов и поддерживать коммуникации на должном уровне.

Обсудите свой график с домашними, установите границы и временные промежутки, когда вы доступны для общения, а когда вас не стоит трогать. Вам нужно приложить усилия и объяснить, что вы работаете (просто в других обстоятельствах) всем, включая и самого себя. При наличии детей установите график «дежурства», начинайте закрывать приоритетные задачи в рабочее время, не отвлекаясь на мелочи. Придерживайтесь дисциплины и постоянства.

Не забывайте об общении с командой, регулярных совещаниях и обратной связи. Используйте доски и сервисы для коммуникации и контроля удаленной работы: Zoom, Skype, Trello. Общее пространство для обмена информаций позволит быть в курсе принятых решений и способствует облегченному документообороту. Ограничивайте количество участников при созвонах, оставляя только тех, кто непосредственно принимает участие в решении задачи.

Важно: Идеальный подчиненный сам информирует о своих планах, ходе выполнений задач и результата. Созвон — это средство решения актуальных вопросов, а не догма.

Daily agenda

Daily agenda — приложение для iOS-устройств, которое доступно в App Store по цене 1,99$. Программа призвана собрать в одном списке встречи, события и мероприятия с разных календарей и других подобных программ. По задумке разработчиков, такая синхронизация поможет не отвлекаться на пересмотр заметок и не волноваться из-за возможности случайно пропустить важное событие в круговороте ежедневных дел.

Daily agenda

Daily agenda

По материалам: , Понравилась статья?! Расскажи друзьям — им полезно, нам приятно 🙂

Поделиться

Daily agenda