Как написать руководство пользователя: подробная инструкция

Есть компании, в которых работа удаленно – давно норма и часть организации бизнеса. Их сотрудники полностью адаптированы к такой работе. Они хорошо знают нюансы и возможные сложности. А если такой формат стал абсолютно неожиданным? Как справиться с этой стрессовой ситуацией и легче приспособиться к работе в удаленном формате. Для вас — советы психолога.

Исследуйте тему

Чтобы автору написать понятное руководство ему нужно самому хорошо разбираться в теме. Неважно — являетесь вы экспертом в области или нет, нужно обязательно прочитать информацию из разных источников. Или ещё раз освежить материал в памяти.

Чтобы инструкция получилась полезной копирайтеру нужно разбираться в отрасли на 100%, но описывать её с позиции новичка. То есть ставить себя на место читателя. Прочитайте аналогичные статьи на похожие товары. Это поможет вам лучше разобраться в структуре и стиле такого контента.

Как такое могло произойти?

Как у двух членов совета директоров могут быть такие разные мнения о том, преуспевает ли высшее должностное лицо в компании или не справляется со своими обязанностями? Возможно, это потому, что для измерения успеха они используют разные линейки. Возможно, это потому, что они по разному представляют перечень обязанностей, которые должен выполнять их гендиректор.

Один из фундаментальных принципов в организационной психологии гласит: «Все начинается с описания функционала». Не будем утверждать абсолютная гарантия вашего успеха, но уверены, что хорошее описание работы служит нескольким важным целям.

Четкое описание работы обеспечивает:

  • Точную концентрацию усилий сотрудника на ключевые достижения
  • Объективную основу для оценки его работы
  • Шаблон «идеального кандидата», с которым можно сравнивать потенциальных новых сотрудников

Из чего состоит должностная инструкция:

  1. Формулировка основных целей и задач для деятельности данного сотрудника
  2. Перечень необходимых для ее достижения знаний, навыков и умений
  3. Требования к личностным качествам сотрудника на данной кадровой позиции
  4. Требования к его образованию и практическому опыту в данной сфере

Раздел «цель» должен быть описан кратким предложением об общей цели. Например, в должностной инструкции для руководителя организации может быть сказано что-то вроде: «Надзор за всеми функциями и бизнес-процессами в организации».Раздел «Навыки» в описании функционала генерального директора будет включать такие элементы, как:

  • Социальные навыки: построение отношений с сотрудниками и клиентами
  • Финансовые навыки по управлению бюджетом
  • Лидерские навыки: способность сформировать вокруг себя команду единомышленников и вести их за собой
  • Навыки управления: организация и координация работы компании и отдельных ее сотрудников
  • Навыки общения: эффективная устная и письменная коммуникация
  • Навыки маркетинга и организации продаж, устойчиво генерирующие доход
Читайте также:  Работа в маленькой фирме: плюсы и минусы

Раздел «Личные качества» может включать такие элементы, как честность и приверженность миссии организации, а раздел «Уровень образования и опыт» — вид и профиль обучения, а также стаж работы в соответствующей сфере.

Несколько советов по написанию должностных инструкций:

  1. Делайте описание функционала простым, понятным и актуальным; здесь не нужен многостраничный документ
  2. Привлеките действующих сотрудников, выполняющих данных функционал, чтобы уточнить и усовершенствовать его описание
  3. Ограничьте число основных зон ответственности сотрудника оптимальным значением 5-8
  4. Ранжируйте зоны ответственности в пределах данного функционала
  5. Включите в должностную инструкцию оценку процента времени, которое нужно тратить на каждую зону ответственности

Высокоэффективные привычки:

1)   Создайте четкие должностные инструкции для каждой должностной позиции в вашей организации2) Сделайте ваши должностные инструкции простыми, понятными и актуальными; не пишите талмуд3)  С помощью должностных инструкций обеспечьте:— направление и фокус работы данного сотрудника— основу для оценки его эффективности — шаблон «идеального кандидата», с которым можно соотносить потенциальных новых сотрудников4) Если испытываете трудности с составлением должностной инструкции или не уверены в ее эффективности — посетите консультацию по HR в центре бизнес-психологии Alter Ego. 

Оставить заявку на консультацию по HR

Планируйте рабочее время

Есть люди очень структурные, с четко встроенной внутренней организацией. Для них не составляет труда планировать время и придерживаться распорядка дня. Если же вы человек творческий и менее организованный, необходимо создать себе рабочее расписание. Дома, кроме меньшего контроля со стороны руководства, есть больше отвлекающих факторов. Муж или жена, дети, домашние животные могут реагировать на ваше присутствие и требовать внимания. Потому сразу включайте их в свое расписание. Выделите время не только на физическую разминку и обеденный перерыв, но и на общение с семьей. Пусть это будут их легальные 15-20 минут на разговоры и обмен новостями.

Еще важная функция расписания – разделить рабочее и личное время. Если этого не сделать, через какое-то время будет казаться, что вы работаете 24/7, буквально круглосуточно. Такой график может привести к быстрому эмоциональному выгоранию. Не забывайте про выходные. Суббота и воскресенье – не  рабочие дни. Это важное правило, так как сил и времени на восстановление в нынешних условиях потребуется больше. Будьте внимательны к себе и своему здоровью. Если вы чувствуете, что не отдохнули и не восстановились, попросите отгул или однодневный отпуск. Обычно работодатели идут навстречу, если делать это легально. Работа онлайн требует большей концентрации внимания и сил. Мы сейчас меньше двигаемся и больше тревожимся. Не переключаемся на разные виды деятельности или каналы коммуникации, как в обычном офисе, потому устаем больше. Учитывайте это.

Внутренний протест или «Мне не только мое дело не нравится, мне не нравится работа вообще»

Необходимость выбирать или менять профессию, куда-то устраиваться, потом выполнять трудовые обязанности, и само слово «обязанности» вызывают у вас отвращение и чувство протеста. Вы считаете, что работа — это наказание человеку за грехи. Работа от слова «раб». Работающий человек отдает свои силы, чтобы его работодатель процветал, а сам влачит жалкое существование.

Вы сейчас находитесь в состоянии ребенка, который протестует против родительского принуждения. Идея того, что нужно работать – не ваша собственная, она навязана вам извне. Поэтому, у вас нет осознания, для чего вам это нужно, есть только давящее «НАДО». И вы протестуете, потому что хотите отстоять свободу. Только протест вы направляете не по адресу.

Читайте также:  Как руководителю избежать эмоционального выгорания

Что делать?

Во-первых, осознать, что вы не обязаны работать. Есть другие варианты. Можно найти способ получать пассивный доход (сдавать квартиру, например), открыть свое дело (если возмущает мысль о работе «на дядю»). В конце концов, можно попытаться найти того, кто согласится вас содержать… или даже стать бродягой. Это тоже может быть вашим выбором.

Правда, работа дает много преимуществ: самостоятельная жизнь, возможность не зависеть финансово от других людей, радость от самого дела и от возможности созидать, помогать, влиять. Вопрос в том, какой образ жизни вы хотите вести сами? Разрешите себе хотеть или не хотеть, принимайте решение сами, и чувство протеста пройдет.

Должностная инструкция педагога психолога – обязанности и права

В целом все инструкции имеют общую схему построения в которой можно выделить следующие положения:

  • Общие данные. Здесь отображается само название документа, то для каких целей он составляется и порядок назначения на должность или увольнения с нее;
  • Перечень требований к специалисту. Здесь выдвигаются критерии к назначаемому на должность человеку (в особенности отмечается его уровень образования и опыт работы), перечисляются требования к знанию нормативных актов, а также всех законодательных норм, касающихся области работы специалиста;
  • Обязанности. Здесь перечисляется ряд вопросов, за которыми будет ответственен данный специалист. Кроме того, здесь же будут отображены возможности для их решения;
  • Права. Как правило, у технического директора довольно широкий спектр прав, благодаря которым он может решать многие насущные вопросы, возникающие на предприятии в его отделе. Поэтому перечень прав будет довольно внушительным;
  • Отношения с сотрудниками и учениками. Здесь отображаются нормы рабочего графика, период общей отчетности. Также подробно разбирается направление взаимодействия с родителями и учениками.

Обязанности

Психолог за работой

На педагога накладывается должностной инструкцией список обязанностей, рассмотрим их подробнее:

  • Ведение профессиональной деятельности, которая будет направлена на сохранение психического состояния учащихся, а также при возможности постепенного его улучшения;
  • Постоянное осуществление наблюдения за охраной прав учащихся. Все они должны быть соблюдены в соответствии конвенции о правах ребенка действующей на территории Российской Федерации;
  • Анализировать и устанавливать причины, из-за которых останавливается личностное развитие учащихся. После чего принимать меры по оказанию психологических консультаций, направленных на исправление положения;
  • Проведение консультаций и оказание таким образом помощи учащимся, их родителям и педагогам. Также разрабатывает советы по налаживанию педагогического процесса;
  • Ведение всей установленной в правилах документации, придерживаясь при этом стандартных норм ее заполнения;
  • Способствовать большей готовности обучающихся к неожиданным жизненным ситуациям, и принятию правильных решений;
  • Разрабатывать новые концепции обучения, которые позднее могут быть введены в учебное заведение.

Профстандарт как основа для должностной инструкции: раздел 3

Конкретные требования к уровню образования и опыту по обобщенным трудовым функциям (и для соответствующих им конкретизированных функций) закреплены в третьем разделе профстандарта. Эти требования могут быть включены в раздел «Общие положения» должностной инструкции.

Читайте также:  Как понравиться любому человеку? 6 советов Дейла Карнеги

Третий раздел профстандарта также может быть также полезен с точки зрения:

  • формирования перечня функциональных обязанностей сотрудника по должностной инструкции (им может соответствовать перечень «Трудовые действия», установленный для конкретной трудовой функции в профстандарте);
  • формирования перечня знаний и умений сотрудника по должностной инструкции (им могут соответствовать перечни «Необходимые умения» и «Необходимые знания», также установленные для конкретной трудовой функции в профстандарте).

Кроме того, формулировки, приведенные в перечне «Трудовые действия» по профстандарту, могут быть использованы и при составлении раздела «Права» должностной инструкции. Как мы отметили выше, права сотрудника, фиксируемые в инструкции, могут выражаться в получении доступа к определенным данным, а также в возможности взаимодействия с коллегами. Профстандарт вполне может определять и то и другое.

Сказать нет в отношениях

Если вы заметили, что руководитель проявляет к вам повышенное внимание, не спешите расценивать это как флирт. Убедитесь, что подобное поведение не являются привычным способом поведения с противоположным полом.

ВНИМАНИЕ! Для некоторых мужчин назвать привлекательную сотрудницу «миленькая» или «лапочка моя» — в порядке вещей. Не нужно торопиться с выводами.

Если интерес к вашей персоне не утихает, и напористый руководитель желает как можно скорее перейти на новый, более близкий, уровень общения, нужно предпринимать меры.

Вот как можно отказать шефу:

  1. Игнорируйте его заигрывания.
  2. Отказывайтесь от предложений подвезти, пообедать или сходить в кино.
  3. Общайтесь только на темы, касающиеся трудовых функций.
  4. Не посещаете корпоративы несколько месяцев.
  5. Соблюдайте дресс-код, не провоцируйте начальство вызывающим или откровенными нарядами.

Если начальник напрямую предлагает близкие отношения, лучшим способом отказать будет «правильное» поведение. Сослаться можно на скромность, строгое воспитание, опасение обидеть чувства своей второй половины.

Укажите причины, по которым не сможете принять ухаживания. Честность и открытость никогда не бывает лишней.

Наберитесь смелости и скажите «нет», если босс приглашает вас в ресторан или иное заведение. Отказ должен быть понятным. Не стройте при этом глазки, будьте спокойны и доброжелательны. Мужчины не любят когда с ними играют.

После нескольких месяцев подобного поведения у любого кавалера угаснет интерес. Кстати, мы уже писали статью о том, что делать, когда начальник пристает на работе.

Бывают ситуации, когда руководитель предлагает повышение за отношения или угрожает увольнением за отказ от них.

ВАЖНО! Если начальнику удалось покорить сотрудницу и между ними завязались романтические отношения, к хорошему этот союз не приведет.

Служебный роман не обернется красивой свадьбой, путешествиями и счастливой старостью вместе. Вскоре босс «наиграется», отношения закончатся.

В лучшем случае, после неудачного романа девушка будет ловить косые взгляды коллег, поползут сплетни за спиной. Бывший покровитель начнет придираться. Известно много ситуаций, когда впоследствии женщина оставалась без работы и других привилегий.

Не рассказывайте никому о том, что начальник предлагает вам отношения. Сплетни в коллективе, особенно в женском, разлетаются мгновенно. Так вы не испортите отношения с боссом.