Time Management: 10 программ для эффективного управления временем

Забота о ребенке – непростая работа, только «маленький босс» не дает отпусков. Как завершить тысячу и одно дело и выкроить немного времени для себя? Вот десять правил тайм-менеджмента для мам.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – наука об организации, планировании, управлении временем, повышении эффективности его использования. Тайм-менеджмент будет полезен тем, кто регулярно повторяет «я даже не знаю, за что хвататься».

Польза от тайм-менеджмента:

  • предотвращение психофизиологического истощения, выгорания;
  • снижение уровня тревоги, стресса;
  • снижение усталости, устранение хронической усталости;
  • улучшение настроения, профилактика депрессий и апатии;
  • повышение веры в себя, самооценки;
  • рост продуктивности.

Планирование, ведение ежедневника – неотъемлемая часть жизни того, кто решил заняться тайм-менеджментом. Ошибочно считать, что это удел исключительно деловых людей. Тайм-менеджмент – спасение для студента, домохозяйки, музыканта, писателя и любого другого человека, который страдает от дефицита времени.

Как применять метод временных блоков

Вот три простых шага:

  1. Возьмите лист разлинованной бумаги и поделите его на две колонки. В левой колонке выделяйте две строки для каждого часа или пятиминутного блока (как вам будет удобнее).
  2. Подумайте, сколько времени вам потребуется на выполнение каждой задачи. Затем запишите эти задачи в правой колонке в соответствующих временных блоках. По желанию можно добавить к ним заметки в правой колонке.
  3. Добавьте дополнительное время к каждому блоку для возможных корректировок и срочных дел.

Готово. Все очень просто.

Однако в идеале нужно будет выделять каждый вечер по 10 минут на составление такого плана на следующий день. Также важно: на втором шаге не следует переоценивать свои силы и думать, что вы сможете слишком быстро выполнить выбранное дело. Чтобы не допустить такой ошибки, надо отслеживать, сколько времени у вас занимает выполнение повседневных дел.

Не стоит забывать, что, чем масштабнее у вас задачи, тем сложнее будет пользоваться методом временных блоков. Мелкие задания же можно легко поместить в пятиминутный слот. Если у вас есть массивные задачи, которые требуют много времени, попробуйте разбить их на меньшие подзадачи и распределить по блокам.

И, наконец, не забудьте учесть отвлекающие факторы. Для этого добавьте дополнительное время к своим временным блокам, как было сказано в третьем шаге.

***

Как применять метод временных блоков

У каждого из нас есть 24 часа в сутках. Разница между теми, кто успевает за это время сделать многое, как Илон Маск, и теми, кому это не удается, не в генетике или невероятных умственных способностях. Дело в правильной оценке своего времени и эффективных средствах тайм-менеджмента, вроде метода временных блоков.

Его цель не в том, чтобы идеально выполнять все запланированные на день задачи. А в том, чтобы мотивировать нас на составление планов, которые помогут нам лучше контролировать свою жизнь. И самое важное — метод временных блоков помогает нам лучше управлять временем, которое нельзя вернуть, если его упустишь.

Читайте также:  Как одеться на собеседование: советы для мужчин и женщин

Материалы по теме:

Как планировать день, чтобы оставалось время для любимых занятий

Илон Маск дал советы по эффективности

Как проживать день максимально продуктивно

Шесть часов сна, никакого завтрака и обед за пять минут: как выглядит день Илона Маска

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент – это уникальный вид деятельности, который позволяет управлять временем: высвобождать его путем рациональных действий и правильной расстановки приоритетов.

Тайм-менеджмент призван помочь человеку успевать больше, затрачивая при этом минимум сил, но получая качественный результат.

Тайм-менеджмент можно расценивать как науку, которая помогает оптимизировать время, разделяя его на рабочее и свободное. Правильное сочетание свободного и рабочего времени позволяет повысить эффективность работы, сделать ее приятнее для индивида.

Управление временем основывается на следующих принципах:

Как правильно управлять своим временем

1. Анализ времени и дел.

Данный шаг позволяет оценить, сколько времени требуется на выполнение конкретного задания в зависимости от уровня сложности. Он призван оценить правильный порядок постановки задач и ввести ограничения на выполнение каждого задания.

Например, ежедневно на зарядку можно выделить 10-15 минут, на прочтение книги – 30-60 минут и пр.

2. Планирование времени и дел.

Важно заранее составлять план на грядущий день или неделю. Недельный план необходимо ежедневно пересматривать с учетом актуальности задач. Возможно, потребуется внести коррективы из-за непредвиденных обстоятельств или вновь появившихся дел (например, получили задание на завтрашний семинар или срочное дополнительное задание).

Что такое тайм-менеджмент?

3. Самоорганизация.

На этой стадии необходимо выделить несколько первостепенных задач, которые должны быть выполнены «любой ценой». «Золотое правило» тайм-менеджмента гласит, что «20% дел приносят 80% результата».

Также можно классифицировать дела на простые и сложные: сперва рекомендуется выполнять простые (так как они потребуют меньше времени), а затем сложные.

Возникли сложности?

Нужна помощь преподавателя?

Мы всегда рады Вам помочь!

дипломные магистерские диссертации

4. Делегирование задач.

Данный принцип гласит «не бойтесь просить помощи». Если у вас общее задание на группу, то обязанности можно распределить. Например, поиск ответов к экзамену можно осуществлять в одиночку или распределить по несколько вопросов на каждого члена группы.

5. Фиксируйте все планы на бумаге.

Как гласит народная мудрость «рукописи не горят». Чтобы не забыть ничего и выполнить все, что хотели, важно записывать дела и отмечать (зачеркивать, помечать галочкой и пр.) по мере их готовности. Список дел всегда носите при себе. Такой подход позволит не упустить ничего из виду и достичь поставленной цели.

6. Исключайте лишнее.

Расставляя приоритеты, отметайте лишние задачи или распределите их на другое время, другие дни. Грамотно управляйте как собственными силами, так и временем.

 RescueTime

RescueTime помогает следить за тем, на что вы тратите время, находясь за компьютером. Особенно будет полезно любителям «заглянуть на минуточку» в соцсети или «быстренько просмотреть» последние новости. Узнав, сколько времени на самом деле вы тратите на просмотр лишней информации, вы сможете распределять его более эффективно на выполнение основных рабочих задач.

 RescueTime
 RescueTime

Программа бесплатная и работает в фоновом режиме на ПК и мобильных устройствах (Apple и Android). Премиум-версия стоит 9$ в месяц и позволяет добавлять к статистике дня дела и задачи, которые вы выполняли вне компьютера, а также блокировать на время работы нежелательные для просмотра сайты.

 RescueTime
 RescueTime

 RescueTime

Развитие психолога — правильно составленный график

После того, как вы запишите свои цели на бумаге и обозначите, что вам нужно вместить в свой график, тайм-менеджмент для психолога будет заключаться в таких последовательных шагах, как…

  1. Каждое из указанных выше направлений нужно будет разбить на цели с большей детализацией. К примеру, осуществление профессиональной деятельности будет включать в себя проведение консультаций, написание статей, ответы на письма, составление расписания посещений и т.д., физическая активность — посещение спортзала и (или) бассейна, ходьба пешком и т.д., а профессиональное развитие личности – чтение специальных книг, посещение семинаров, общение с коллегами и т.д.
  2. Определите время, которое вам нужно отвести для каждой из перечисленных сфер деятельности. С конкретной детализацией на месяц, на неделю и на день. Причем некоторые цели будут требовать конкретизацию и на год, и на десятилетия.
Читайте также:  Как определить характер по любимым цветам

Однако помните, что все из перечисленных направлений очень важны, и поставить против некоторых слишком малое количество времени, означает нанести себе огромный урон в перспективе.

  1. Выстройте четкий план действий по порядку реализации конкретных целей с учетом важности их выполнения и удобного распределения по времени. К примеру, в определенный день — сначала работа, потом бассейн, общение с семьей, отдых и чтение книги.
  2. Приступайте к реализации плана на практике. Действуйте.
  3. Оценивайте свои достижения. Анализируйте, что получается, а что не очень. Корректируйте план, вносите практичные изменения. Хвалите себя за достигнутые результаты, мотивируйте. И тогда тайм-менеджмент для развития психолога будет для вас максимально эффективным.

Может быть интересно

  • Братусь Б.С., Аномалии личности
  • Учимся управлять временем эффективно
  • Мотивация на успех в бизнесе – полезные привычки для высокого взлёта
  • Тайм-менеджмент для мам: как успевать все
  • Личная эффективность: три простых правила
  • Интеллект-карты – составление правильной диаграммы связей
  • Чем женская психология похудения отличается от мужской?
  • Перспективы и риски карьерного роста: советы современной молодежи

Минутка для себя

Важное правило тайм-менеджмента для мам – в плотном графике оставить время и для себя. Полезный инструмент для «белок в колесе» – т.н. помидор: специальное устройство в виде томата (можно заказать в интернете) или обычный таймер на телефоне, который напоминает о пятиминутке отдыха каждые 25 минут и более длительных перерывах через каждые четыре такие «сессии».

При этом во время выполнения дела важно полностью погружаться в процесс и не отвлекаться. А затем – чашка чая, любимая песня или душ. Это не остановит мир, но позволит перевести дух и восполнить энергию.

Минутка для себя

Тайм-менеджмент для мам – это не только графики и обязательства, но и любимая книга или хороший фильм. Продуктивность зависит в том числе от того, есть ли у человека возможность отдохнуть и переключиться.

В заключение

Если кратко обобщить всё сказанное выше, можно вывести несколько принципов правильной организации работы.

Используйте электронные системы для проектного менеджмента: они дают возможность каждому члену команды показывать прогресс по своим задачам и оценивать свой вклад в проект, а менеджеру – чутко следить за ходом работ.

Учитесь сами и учите команду расставлять приоритеты и выделять первостепенные задачи.

Раскладывайте большие задачи на более мелкие. Мотивируйте себя и команду, человек возьмётся даже за скучную и трудную задачу, если будет понимать, что это важно и его вклад ценен.

Почему планирование так важно

Управлять временем – значит, научиться правильно распределять свои задачи. Если хотите стать успешным в том деле, которым вы занимаетесь – вы должны планировать. Вы можете просто хорошо делать свою работу, выкладываться на полную и демонстрировать отличные результаты своего труда. Но если вы хотите прогрессировать, быть лучше с каждым днем – нужно серьезно относиться к планированию.

Правильно спланировав свои действия и поставив перед собой ясные цели, вы почувствуете внутреннее спокойствие, так как будете знать: вы верно расставили приоритеты и готовы к продуктивной работе. Каждый вычеркнутый пункт из списка дел будет приносить удовлетворение, а уровень стресса стремительно пойдет на свои задачи и цели нужно на год, на месяц, на неделю и на день.

Как выстроить систему взаимоотношений?

Выстраивание внутренних и внешних взаимоотношений — важный процесс тайм-менеджмента, который позволит избежать конфликтов и поддерживать коммуникации на должном уровне.

Обсудите свой график с домашними, установите границы и временные промежутки, когда вы доступны для общения, а когда вас не стоит трогать. Вам нужно приложить усилия и объяснить, что вы работаете (просто в других обстоятельствах) всем, включая и самого себя. При наличии детей установите график «дежурства», начинайте закрывать приоритетные задачи в рабочее время, не отвлекаясь на мелочи. Придерживайтесь дисциплины и постоянства.

Не забывайте об общении с командой, регулярных совещаниях и обратной связи. Используйте доски и сервисы для коммуникации и контроля удаленной работы: Zoom, Skype, Trello. Общее пространство для обмена информаций позволит быть в курсе принятых решений и способствует облегченному документообороту. Ограничивайте количество участников при созвонах, оставляя только тех, кто непосредственно принимает участие в решении задачи.

Важно: Идеальный подчиненный сам информирует о своих планах, ходе выполнений задач и результата. Созвон — это средство решения актуальных вопросов, а не догма.

Матрица Эйзенхауэра

Этот метод помогает разделить задачи по степени важности и определить, кто их будет решать. Задачи сортируют следующим образом:

  1. Самые важные и не требующие промедления – решает непосредственно руководитель.
  2. Неважные, но срочные задачи – делегируются персоналу.
  3. Важные, но несрочные – руководитель решает сам, но позже.
  4. Неважные и несрочные – распределяются между сотрудниками или откладываются на потом.

Мы рассказали вам лишь об основах тайм-менеджмента для руководителя, но даже эти правила способны значительно повысить эффективность – и вашу, и вашего бизнеса. Следуя этим рекомендациям, вы сможете продуктивнее использовать свое время добиться результатов за меньший срок. Удачи!